Çalışanlarının toplantılarda daha fazla zaman geçirdiği ofisler çoğu zaman boş kalmaktadır. İkinci bir ihtimal olarak, çalışanlar bir proje gereği bir ofisten diğerine geçerken masalarında ihtiyaca yönelik ne varsa yanlarında götürmektedirler. Bunlar kötü tasarlanmış ofislerin bir göstergesidir.
Açık ofis planı tasarlarken ve özellikle ofis mobilyaları satın alırken, istenen verimlilik için her zaman kullanılabilir alanlar oluşturmaya dikkat edilmelidir.
Açık ofis düzenini nasıl optimize edebilirsiniz?
Ofis düzeninizi optimize ederek çalışanların üretken olmalarını istiyorsanız, aşağıda belirtilen hususları ele almanız gerekir.
Araştırma, Gözlem
Araştırma ve gözlem yapmak, mevcut ofis düzeninizin çalışan verimliliğini nasıl etkilediğini belirlemenin en iyi yollarından biridir. Çalışanlarınızı birkaç gün boyunca izleyebilir, ofisin belirli alanlarının nasıl kullanıldığını gözlemleyebilirsiniz. Ofiste toplantı için uygun bir alan yoksa, çalışanlarınız kafeteryada toplantı yapıyor olabilir, bu da ofis düzeninin zayıf olduğunun bir göstergesi sayılabilir.
Ekipler, Verimlilik
Çalışanlarınızın hareketlerini izlemenin en iyi yolu, ofis içinde bir yerden başka bir yere ne kadar yürüdüklerini belirlemektir. İşbirliğini artırmak için birlikte çalışan ekipleri veya departmanları aynı yerde, açık bir ofiste konumlandırmak faydalıdır. Ek olarak, yazıcı ve faks makinesi gibi ofis ekipmanları, kullanan herkes için kolay erişilebilir bir şekilde yerleştirilmelidir.
Doğal Işığı Kullanın
Doğal ışık çalışanların moralini, ruh halini, verimliliği ve yaratıcılığı artırır. Bu nedenle, her çalışanın ofiste doğal ışığa erişebilmesini sağlamak esastır. Sadece üst düzey yöneticilerin değil, tüm çalışanların doğal aydınlatmalı bir ofise ihtiyacı vardır. Ofisi, tüm çalışanlarınızın doğal ışığa erişmesini sağlayacak şekilde tasarlayın, geri dönüşler olumlu olacaktır.
Akustik Optimizasyonu
Ofis düzenindeki en büyük zorluk, artan gürültü seviyeleridir. Akustiği hesap edilmemiş ofislerde, gürültünün çalışanlarınızın dikkatini dağıtabileceği ve verimliliklerini etkileyebileceği açıktır. Bu nedenle, gürültülü bölümleri bir arada tutmak ve bu bölümleri daha sessiz olanlardan ayırmak iyidir. Ayrıca, ofisin gürültülü ofis ekipmanlarını çevreleyen ses bariyerleri kullanılabilir. Akustiği optimize etmek için halılar, tavan döşemeleri ve bölme panel sistemleri gürültüyü emmeye yardımcı olacak şekilde tasarlanmalıdır.
Kablolama
Sabit hatlı telefonlardan ve iş istasyonlarındaki bilgisayarlardan çıkan kablolar ofisi dağınık ve düzensiz gösterebilir. Özellikle de yürüyüş alanlarını çapraz olarak kullanıyorlarsa bu kordonlar çalışanlar için tehlikeli olabilir. Çalışanlar için tehlike oluşturmaktan kaçınmak amacıyla tüm kablo tesisatı, merkezi olarak yerleştirilmiş bir şekilde tasarlanmalıdır.
Küme Bölmeler
Küme iş istasyonları veya dairesel çekirdek istasyonları olarak da bilinen ofis düzenleri, bir kuruluşun kat alanını maksimum seviyeye çıkarmasına ve çalışanlarına daha geniş bir çalışma alanı sunmasına olanak sağlar. Bir ofis düzeni tasarlarken, sahip olduğunuz alanı verimli bir şekilde kullanmanız için çeşitli iş istasyonu tasarım seçenekleri vardır.
Ergonomi
Ergonomi sadece çalışanların sırt ağrılarından muzdarip olmalarını engellemek değildir. Çalışanların ruh halini ve sağlığını iyileştirmeye yardımcı olduğu için, ofisinizde ergonomiyi destekleyen mobilyalara sahip olmalısınız, böylece pozitif üretkenliğe yol açmış olacaksınız.
Ofiste insan doğasına uyum
Çoğu insan sürekli gittiği bir sosyal alanda, genellikle hep aynı yere veya yakınına oturma eğilimindedir. Ofislerde de böyle bir alana ihtiyacınız olacak ve size bir miktar özerklik ve kontrol sağlayacaktır.
Trendler gelip geçici olabilir; ancak herkesin işyerinde kişisel alana ihtiyacı olduğu bir gerçektir. Çalışanların kişisel bir çalışma alanına sahip oldukları sürece daha üretken olduğu gözlenmektedir. Çalışanlar kendi kişisel çalışma alanlarından yoksunlarsa bunun ele alınması önem arz eder. Bununla birlikte, çalışanlar kapalı bir ofisten açık bir ofise taşınmaları söylendiğinde savunmaya geçme eğilimindedir. Bu nedenle başarılı bir ofis yenileme için, değişiklik yapmak isteyen yöneticilerin biraz ödün vermeleri gerekecektir.
Açık ofis planlarında da her çalışanın kendine ait alanı olmalıdır. Bu alanda kişisel bir masa, sandalye, raf veya bir dolap bulunabilir. Kendine ait alanı ve ekipmanları olacağını bilen bir çalışanınıza, açık bir ofise taşınması gerektiğini söylediğinizde olumsuz tepki alma olasılığınız daha azdır. Bununla birlikte, iyi iletişim ve bu kararın nedenlerinin açıklığı olumsuz tepkilerini azaltmaya veya ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir.
Mekan ve Kültürel Normlar
Esneklik oluşturmak için fiziksel mekan ve kültürel normları kullanın. Şirket kültürü kabul edilebilir ve kabul edilemez çalışma yöntemlerinin belirlenmesinde çok büyük bir rol oynamaktadır. Birçok ofis kişisel alanları belirleyen yazılı olmayan işaretlere sahiptir. Özel ofislerde kapıyı kapatmak, açık ofislerde ise kulaklık takmak çoğu zaman bu kişisel alanları belirleyen sınırlar anlamını taşımaktadır.
Çalışanlarınızı bir açık ofis planına taşıdığınızda, kendilerine ayrılmış kişisel zamana ve ihtiyaç duydukları hareket alanına sahip olabilecekler mi?
Ofis kişisel telefon görüşmelerini destekliyor mu, hatta diğer çalışanlarla özel görüşmelere izin veriyor mu?
Her çalışan bu yazılı olmayan kuralları ve beklentileri anlıyor ve kabul ediyor mu?
Her çalışan, bir işverenin gereksinimlerini her zaman tam olarak karşılamasının ve iş akışının ilerleyen günlerde değişip değişmeyeceğini tahmin etmenin zor olduğunu bilir. Her işin kendi gereksinimleri vardır ve her iş kendine has yeteneklere sahip çalışanlar gerektirir. İşyerlerimizde herkese uyan tek beden bir çözüm bulamayız. Bununla birlikte; işverenler, kabinler, büyük grup masaları, konforlu koltuklar, büyük toplantı odaları ve ses geçirmez, akustik alanlarla yetinmemeli ve farklı çalışma alanları da sağlanmalıdır.
Tüm bunlar, çalışanların en iyi nerede çalışabileceklerini seçme özgürlüğüne sahip olmalarına yardımcı olur. İstediğinde farklı bir alanda çalışmasına izin verilen ve tek bir alanda çalışmak zorunda olmayan insanlar daha verimlidir.
İşyerlerinde esneklik oluşturmak istiyorsanız, aşağıdaki üç şeye odaklanmalısınız:
- Çalışanlarınızın ‘Rahatsız Etmeyin’ sinyalini sözsüz olarak nasıl ilettiklerini düşünün.
- Çalışanlarınızın farklı çalışma alanlarında işlerine devam edebilmelerini ve tüm çalışma günü boyunca bunu gerçekleştirme özgürlüğüne sahip olmalarını sağlayın.
- Çalışanlarınıza uzaktan çalışma seçeneği sunarken, rollerinin gereklilikleri yerine getirebildikleri sürece esnek çalışma seçenekleri verin.
Açık ofis planları, doğru yapıldığında, çalışanlarınıza nasıl çalışmak istediklerini seçme özgürlüğü verir. Ayrıca, çalışanların organik beyin fırtınası geliştirebilecekleri bir çalışma ortamı yaratılmasına yardımcı olur. Açık ofis planları, kuruluşun kültürünü, çalışanların ihtiyaçlarını ve çalışanlarınız tarafından yapılan işin doğasını dikkate aldığında pozitif üretkenliğe yol açacaktır.
